Medien richtig sichern: Datensicherung und Archivierung mit passenden Laufwerken

Ratgeber: Datensicherung und Archivierung

Gute Vorsätze zum Jahresanfang sind beliebt – auch wenn sie oft nach wenigen Wochen schon wieder überholt sind oder nicht mehr umgesetzt werden. Doch beim Thema Datensicherung wird Nachlässigkeit oft übel bestraft und gerade das Jahresende ist ein sehr guter Moment um seine Daten ordentlich zu sichern und sich zu überlegen, welche Projekte im letzten Jahr abgeschlossen wurden und damit nicht mehr stetig auf dem System vorgehalten werden müssen. Diese Daten kann man also archivieren und somit wieder auf dem Rechner den Platz schaffen, dass 2025 neue Projekte angegangen werden können. Dabei berücksichtigen wir in diesem Ratgeber die verschiedenen Bedürfnisse von leidenschaftlichen Medienschaffenden, die das als Hobby betreiben, solchen die es schon professioneller angehen und als Semi-Profis in der Szene unterwegs sind und Profis, die damit ihr Geld verdienen und somit auch gegenüber ihren Kunden Rechenschaft schuldig sind.

Joachim Sauer erklärt im Video, auf was es bei der Datensicherung ankommt. Doch es lohnt sich die weiteren Seiten hier im Artikel zu lesen, denn hier nennen wir passende Strategien und ihre Tools.

Grundlagen für mehr Datensicherheit

Die paar Dateien fressen kein Heu und sind auf dem eigenen Rechner sicher? Man unterschätzt meist gewaltig, wieviel Speicherkapazität Mediendateien wie Audio und Fotos, im Besonderen aber Videos einnehmen. Inzwischen haben nahezu alle modernen Rechner, egal ob Laptop oder stationärer PC, eine große SSD für das Betriebssystem und die Daten. Auch als Arbeitslaufwerke empfehlen sich wegen der kurze Reaktionszeiten und schnellen Leseraten eine SSD. Der Haken daran: SSD sind schnell, aber deutlich weniger langlebig wie drehende Festplatten. Genau deshalb sind Datensicherungen noch wichtiger geworden. Wer nun denkt: Kein Problem, dann sichere ich künftig gleich die Daten über einen Cloud-Anbieter, wird schnell feststellen: Das dauert, ja nach Internetanbindung, zwischen lange und enorm lange. Zumindest für Videodaten ist das allenfalls für die geschnittenen Werke, nicht jedoch für Rohmaterial eine Option. Deshalb sind regelmäßige Datensicherungen gerade auch von aktuellen Projekten ein Muss.

Wir haben die unterschiedlichen LaCie-Laufwerke in der Praxis getestet - und geben im weitere Verlauf Tipps für die passende Wahl des Laufwerks unter den Gesichtspunkten der Kosten und Datensicherheit.

Für die Datensicherung kommen prinzipiell alle externen Laufwerke in Frage – wobei man aber auch gleich dazusagen muss: Ist dieses permanent mit Rechner verbunden ist die Datensicherheit gefährdet. Denn das größte Risiko ist nicht ein defektes Laufwerk, sondern eines das durch ein Virus gelöscht oder verschlüsselt wurde. Diese Laufwerke werden also ausschließlich zur Datensicherung an den Rechner angeschlossen und ansonsten im Idealfall räumlich getrennt vom Rechner gelagert.

DATENSICHERUNG FÜR HEIMANWENDER

Egal ob Hobby oder Beruf – Mediendaten verlieren schmerzt enorm, gerade wenn man viel Herzblut in ein Projekt gesteckt hat. Der große Unterschied von Heimanwendern zum Professionellen Umfeld: Es kommt deutlich weniger auf die Zeit an – denn schließlich kann der Rechner auch am Wochenende oder eine Nacht für die Datensicherung durchlaufen. Entsprechend muss es kein besonders schnelles Laufwerk sein auf das gesichert wird. Wer auf die Kosten schauen will, setzt deshalb auf langsamere drehende Festplatten, mit dem Vorteils, dass man diese mit vergleichsweise hohen Kapazitäten zu günstigen Preisen bekommt. Zweiter Vorteil: Drehende Festplatten haben die höhere Haltbarkeit und höhere Datensicherheit. Auch wenn wir hier von „langsamer“ reden: Man sollte dennoch Schnittstelle sollte man dennoch achten: Es muss zwar nicht Thunderbolt oder das neuste USB-C 4.0 sein, doch via USB-A nach dem Standard 2.0 wird man bei großen Datenmengen nicht glücklich.

Wenn die Daten nicht wirklich mobil sein müssen und die Datenübertragung etwas länger dauern darf, dann empfehlen sich Laufwerke wie das LaCie Mobile Drive, das man mit Kapazitäten bis 5 TB bekommt.

BACKUP-SOFTWARE

Eine Datensicherung setzt immer eine passende Anwendung voraus. Als einfach bedienbar und gleichzeitig zuverlässig können wir GoodSync empfehlen, mit dem man alle Arten von Backup organisieren kann. So lassen sich Daten von oder auf Cloudspeicher sichern oder eben lokale Daten auf Netzlaufwerke kopieren. Die Anwendung läuft im Hintergrund und beeinträchtigt das parallele Arbeiten am Rechner wenig. Es bietet die Wahl zwischen einem einseitigen Backup und organisiert, falls es dann doch mal nötig wird, auch das zurückübertragen vom Backup. Es gibt verschiedene Optionen (Checksum/Compare Attributes) um sicherzustellen, dass die Daten tatsächlich korrekt kopiert wurden.

GoodSync Personal darf man auf fünf Systemen laufen lassen und bezahlt für diese Lizenz knapp 30 Euro im Jahr.

KOSTENFREI KOPIEREN MIT ROBOCOPY

Wer kein Geld ausgeben möchte und keine Hemmungen vor der uralten „Eingabeaufforderung“ von Windows hat, kann mit dem Befehlssatz „robocopy“ arbeiten. Basis ist die Zeile:

robocopy <source> <destination> [<file>[ ...]] [<options>]

Source steht logischerweise für den Quell-Pfad, und Destination benennt, wohin die Daten geschrieben werden sollen. Dazu gibt es verschiedene Optionen wie zum Beispiel „/purge“ mit dem die „Anwendung“ Zieldateien und Verzeichnisse löscht, die in der Quelle nicht mehr vorhanden sind. Wenn man diese Option mit der Option /e und einem Zielverzeichnis verwenden, können Sicherheitseinstellungen des Zielverzeichnisses nicht überschrieben werden. Eine ausführliche und vergleichsweise leicht verständliche Beschreibung findet man bei Microsoft – wohlgemerkt: Das ist eher etwas für Puristen und Programmierer – doch es funktioniert tadellos.

Von einem „Userinterface“ ist man bei der Eingabeaufforderung weit entfernt, doch mit dem robocopy-Befehl kann man zuverlässig Dateien und ganze Dateistrukturen kopieren.

DATENSICHERUNG - ABER SCHNELL

Medien einfach auf den eigenen Rechner ziehen und dann einfach die Speicherkarte formatieren und weiterarbeiten – das ist ein sehr riskant und keinesfalls professionell. Denn es muss beim Rechner nur ein berühmt, berüchtigter Bluescreen kommen. Dann sind im Extremfall alle Daten weg. Die logische Schlussfolgerung: Bevor die SD-Karte formatiert wird, sollte eine zweite Kopie angelegt werden. Auch hier empfehlen wir wieder ein externes Laufwerk, wobei hier SSD-Laufwerke die bessere Alternative sind: Zum einen hat man so, egal ob am Abend nach dem anstrengenden Dreh oder nach einem erholsamen Urlaubstag, die Daten schneller gesichert. Gerade im professionellen werden die Daten später zudem in eine Workstation eingelesen werden, was von einem SSD-Medium schneller klappt. Hier kommt es nun zwangsläufig doch auf die Geschwindigkeit der Schnittstelle an, weshalb man besser auf die USB-C-Schnittstelle setzt. Dass diese verschiedene Normen beinhaltet und allein die USB-C-Schnittstelle noch nichts über die mögliche Datenübertragungsrate aussagt, haben wir bereits in diesem Ratgeber ausführlich erklärt.

Das LaCie Rugged Mini SSD geht mit auf den Dreh und wird am Abend mit den Daten von den Speicherkarten befüllt. Damit sind diese Daten zusätzlich gesichert und zudem schneller ins Schnittsystem eingelesen.

DATENSICHERUNG - ABER RICHTIG

Eine klare Schippe drauflegen sollte man, wenn man wirtschaftliche vom produzierten Material abhängig ist. Denn neben einem Virus oder technischem Defekt gibt es auch immer noch die fehlerhafte Bedienung. Ein Clip, den man ursprünglich mal als ungeeignet angesehen und gelöscht hat, aber plötzlich doch die einzige Rettung ist – das kann durchaus mal passieren. Deshalb alles Material auf der Workstation lassen und nichts löschen ist auch keine gute Idee, zumindest dann nicht wenn parallel an mehreren Projekten gearbeitet wird und zwangsläufig irgendwann der Speicherplatz knapp wird. Konsequent das Projekt ausdünnen ist durchaus eine gute Strategie, bedingt aber, dass man eine komplette Kopie aller Videodaten in der Hinterhand hat.

Wer viele Daten auch mobil sichern will findet im LaCie Rugged RAID Pro das passende Laufwerk, denn dank integrierter Spiegelung liegen dann die Daten gleich zweimal vor. Bei vielen Daten spielt eine schnelle Schnittstelle dann doch eine bedeutende Rolle.

Uns ist es wichtig zu betonen, dass wir hier Anregungen aus unserer Praxis geben. Doch andere Geschäftsmodelle erfordern vielleicht ganz andere Strategien. Die passende Strategie im Umgang mit Daten muss man letztlich entwickeln. Bei uns gilt in jedem Fall die „Dreimal-Regel“: Es gibt die Daten auf dem Arbeitslaufwerk des Rechners. Von diesem Arbeitslaufwerk gibt es mindestens zweimal in der Woche eine Datensicherung auf ein externes Laufwerk, wobei wir hier sogar RAID-Laufwerke einsetzen, die uns eine erhöhte Datensicherheit bieten. Die verschiedenen RAID-Modi haben wir hier erklärt. Zu guter Letzt haben wir noch ein großes Backup aller Original-Daten auf einem NAS-System im Netzwerk. Dabei brechen wir mit der Regel, dass dieses Laufwerk nicht permanent mit dem Rechner verbunden sein sollte – wobei die Laufwerke wenigstens nicht fest mit den Workstations verknüpft sind, sondern über das Netzwerk aufgerufen werden. Alternativ könnte man, wenn nicht ganz so viele Daten anfallen wie bei uns, auch ein weiteres externes Laufwerk mit integrierter HDD verwenden.

Gerade im Serverbereich steigt der Speicherbedarf kontinuierlich an. Seagate hat deshalb inzwischen Laufwerke mit über 30 Terabyte Kapazität im Angebot.

ARCHIVIERUNG

Selbst bei der größten Workstation wird irgendwann der Speicherplatz knapp. Entsprechend stehen bei uns zum Jahresende die Aufräumarbeiten an: Kunden die im vergangenen Jahr nicht aktiv waren und abgeschlossene Projekte kommen nun von den aktiven Laufwerken, wobei man vor der Archivierung die Daten erstmal aufräumen und unnötiges löschen muss. Selbst wer konsequent strukturiert arbeitet wird nicht umhinkommen manche Daten umsortieren und in eine passende Struktur packen zu müssen. Erst dann macht ist eine sinnvolle Archivierung machbar. Ausführlichere Hintergründe zur Archivierung und passender Speichermedien liefern wir hier.

Bei uns arbeiten an der Workstation seit Jahren LaCie-Laufwerke, wobei die obere für die schnelle Datensicherung ist, die untere hängt per Thunderbolt stetig am System und beinhaltet häufig verwendete Vorlagen, Clips und Standards.

FAZIT

Um ganz ehrlich zu sein: Die Datensicherungen kosten Zeit und Geld und machen wenig Spaß. Genau deshalb muss man sie so anlegen, dass sie möglichst routiniert ablaufen und konsequent in einer festen Routine verankert sind. Allein sich daran erinnern lassen reicht nicht aus – idealerweise startet die Sicherungsroutine automatisch, so dass man daran erinnert wird das passende Laufwerk anzuschließen. Wer die Datensicherungen gut angelegt hat, startet dann mit einem weiteren Klick die Datensicherung. Das macht die Überwindung kleiner und kostet (vom ersten Einrichten mal abgesehen) kaum noch Zeit.

Anders sieht es dann zum Jahresende aus, wenn wieder die Archivierung ansteht. Das hat uns gerade jetzt zum Jahresende wieder viele Stunden gekostet, wobei hier zum einen das vorherige Aufräumen, zum anderen aber auch die größeren Datenmengen Geduld abfordern. Aus eigener Erfahrung können wir sagen: Das fühlt sich an, als wenn man den ganzen Tag sinnloses Zeug gemacht hätte – doch letztlich ist genau das die „Lebensversicherung“, wenn wirklich mal ein größeres Desaster passiert. Dann ist die investierte Zeit in Datensicherungen und Archivierung ein Klacks gegenüber Zeit und Kosten für die Datenrettung.

Autor: Joachim Sauer / Bilder: Seagate, LaCie, Joachim Sauer, Jonas Schupp MEDIENBUREAU

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