Ratgeber: Videodaten richtig archivieren - der wichtige Katalog

Jede Produktionsfirma ist anders und hat eigene Prioritäten und Spezialisierungen. Daher ist das Metadaten-Schema im Archiv sehr individuell. Bei der Zusammenstellung eines individuellen Metadaten-Schemas ist weniger mehr. Am wichtigsten ist hier die Konsequenz, mit der die Felder ausgefüllt werden. Nur vollständig ausgefüllte Felder sind für die spätere Suche hilfreich. Daher ist es beispielsweise besser, nur drei Metadaten-Felder zu haben, die für jedes Asset gefüllt sind, als 30, die nur bei der Hälfte der Assets ausgefüllt wurden. Ein professionelles Archiv ohne Katalog ist nicht vorstellbar, denn wenn eine Produktion lange zurückliegt oder die Mitarbeiter gewechselt haben, kann nur ein Katalog dabei helfen, die passenden Medien zu finden.

Auch wenn spezielle Anforderungen an das Format oder den Inhalt gestellt werden, ist eine Suche ohne Katalog eine unrentable Sisyphos- Arbeit. Daher ist von Bastellösungen gerade beim Archiv abzuraten. Zu leicht gerät der Überblick verloren oder werden Inkonsistenzen eingeschleppt, wenn nicht alles immer verzeichnet wird. Eine professionelle Archiv-Software unterstützt beim Ablegen der Daten und sorgt für einen durchsuchbaren Katalog mit erweiterbaren Metadaten, Vorschauen und Proxy-Clips. Softwarelösungen wie „P5 Archive” von Archiware liefern dagegen grundlegende Funktionen eines Media-Asset-Managements (MAM): erweiterbare Metadaten-Felder und Menüs, Vorschauen und Proxy-Clips sowie kombinierte Suche (siehe Screenshot).

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Zeit wird der Archiv-Katalog immer wertvoller, daher muss er gesondert gesichert werden. Für maximale Sicherheit sollte eine Kopie ausgelagert werden, damit auch bei lokalen äußeren Schäden alles erhalten bleibt.

Die Autoren Dr. Marc M. Batschkus und Joachim Sauer haben einen Folgeartikel in der aktuellen VIDEOAKTIV 3/2020 geschrieben.