Filmarena: die richtige Projektkalkulation - wie den Fuß in die Tür bekommen? - Kompetenzen, Kommunikation und Fazit

24. April 2025 - Joachim Sauer

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KOMPETENZEN

Was Lutz und Joachim bei Gefälligkeiten besonders herausarbeiten, ist der Blick auf die Firmenstruktur des Kunden. Wer trifft in der Firma oder der Abteilung tatsächlich die Entscheidung und wer ist der eigentliche Ansprechpartner? Sehr häufig ist das nicht eine Person, sprich der Ansprechpartner ist letztlich nicht der Entscheider über Budgets. Fordert der Ansprechpartner ohne Finanzkompetenz zusätzliche Arbeiten an und bittet dabei um Sonderkonditionen oder gar „ausnahmsweise“ kostenfreie Arbeit, handelt es sich häufig eher darum dessen Position zu sichern oder zu verbessern. Mit offenen Karten gespielt, kann man das „vielleicht mal machen“ – aber die eigene Position verbessert man damit meist nicht. Ganz im Gegenteil: All zu oft bedeutet das: Wenn man so etwas fordern kann, dann scheint die Gewinnspanne gut zu sein, so dass man das künftig öfter fordern wird. Deshalb gilt es auch hier klare Bedingungen zu schaffen und über die Anliegen und Ziele zu sprechen. Besser ist es eine gemeinsame Strategie auszuarbeiten, die den Finanzentscheider überzeugt: Schließlich verfolgt der Kunde mit der Kommunikationsstrategie Ziele und je eher man diese gemeinsam definiert und erreicht, desto besser ist das für beide Seiten – dann spielen auch die Kosten eine deutlich geringere Rolle.

Wenn man für einen Kunden mehrmals im Monat im Dreheinsatz ist, dann lohnt es sich die Kundenkommunikation gut aufzusetzen und Ansprechpartner und Entscheider klar definieren zu können.

AUFTRAGSKOMMUNIKATION

In der Branche sind wir inzwischen weitgehend per Du und pflegen einen freundschaftlichen Umgang. Das ist auch gut so, denn Vertrauen gehört zu jeder Geschäftsbeziehung. Doch so professionell, dass man nicht nur auf Zuruf arbeitet, sondern eine sauber auf Verträgen oder Auftragsbestätigungen basierte Zusammenarbeit baut, sollte man sein. In der langfristigen Zusammenarbeit setzten wir auf einen Vertrag, der die Zusammenarbeit definiert, dem Kunden ein gewisses Kontingent zusichert, aber gleichzeitig uns als Produktion auch langfristigere Planbarkeit bringt. Die Zusammenarbeit definiert also auch eine Form der Kündigung. Doch auch bei kleineren Aufträgen arbeiten wir grundsätzlich mit einer Auftragsbestätigung, die zum einen den Umfang und Zahlungskonditionen, aber eben auch die für die Medienbranche wichtigen Bildrechte klärt.

Im Rahmen der Projektarbeit muss klar geregelt sein, wer sich um die Persönlichkeits- und Nutzungsrechte kümmert, so dass innerhalb einer Serie alle Rechte klar erteilt sind und es keine bösen Überraschungen nach der Publizierung gibt.

FAZIT

Gerade langjährige Zusammenarbeiten wiegen einen häufig in Sicherheit – bergen aber eben auch ein gewaltiges Risiko. Denn häufig entwickelt sich eine Vertrautheit, die reduzierte Kommunikation nach sich zieht und damit Missverständnisse aufkommen können. Zudem gibt es aufgrund des hohen Auftragsvolumen schnell eine große Abhängigkeit. Umso wichtiger ist es, das Projekt von Anfang an auf eine saubere vertragliche Basis zu setzen und auch eine Kommunikationsstruktur zu erarbeiten. Regelmäßige (kurze) Besprechungen und gezieltes Reporting über den Stand der Arbeiten sind eine prima Basis auf Dauer.

Die Forderung gewisse Aufgaben kostenfrei „mitzuerledigen“ ist, und das wissen auch diejenigen, die dies fordern, eigentlich nicht machbar. Dennoch ist es wichtig, den Wunsch nach kostengünstigen Bedingungen ernst zu nehmen. Klar ist: Wer ein gewisses Kontingent abnimmt, möchte auch für den Rest der Geschäftsbeziehung gute Konditionen. Wer dies gleich von Anfang an gut kommuniziert, platziert sich gleich positiv aber eben auch professionell. Absprachen am Telefon oder zwischen Tür und Angel haben sich bei uns in der Praxis als zu fehleranfällig erwiesen: Mal hat es der eine anders gemeint, mal der andere falsch verstanden – wobei es egal ist, wer nun wann einen Fehler gemacht hat. Besser ist es für beide Seiten schriftlich klare Bedienungen zu schaffen und damit Fehler zu vermeiden.

Autor: Joachim Sauer / Bilder: Joachim Sauer, Jonas Schupp MEDIENBUREAU

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